A. Peran
Teknologi Informasi dalam Organisasi
Penggunaan TI (Teknologi Informasi) dalam sebuah
organisasi sangatlah penting, dan untuk menerapkan TI tersebut haruslah dilihat
karakteristik organisasi tersebut sebelumnya. Peran teknologi informasi bagi
sebuah perusahaan dapat dilihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan
oleh G.R. Terry. Terdapat lima peranan mendasar teknologi informasi di sebuah
perusahaan atau organisasi, yaitu:
1)
Fungsi
Operasional. Membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil
alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang
menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi
informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai firm infrastructure.
2)
Fungsi
Monitoring and Control. Mengandung
arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak
terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial
embedded di dalam setiap fungsi manajer. Sehingga struktur organisasi unit
terkait dengannya harus dapat memiliki span
of control atau peer relationship
yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di
perusahaan terkait.
3)
Fungsi
Planning and Decision. Mengangkat
teknologi informasi ke tataran peranan yang lebih strategis lagi karena
keberadaannya sebagai enabler dari
rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan
pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya.
4)
Fungsi
Communication. Secara prinsip
termasuk ke dalam firm infrastructure
dalam era organisasi modern, dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya
sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi,
berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.
5)
Fungsi
Interorganisational. Merupakan sebuah
peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa
perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah
perusahaan lain. Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini secara
langsung akan berpengaruh terhadap rancangan atau desain struktur organisasi
perusahaan, dan struktur organisasi departemen, divisi, atau unit terkait
dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi.
Pembangunan teknologi informasi perusahaan dilakukan
secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai
dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki.
Dalam penerapannya, rencana strategis teknologi informasi senantiasa di
selaraskan dengan rencana perusahaan, agar setiap penerapan teknologi informasi
dapat memberikan nilai bagi perusahaan.
Departemen IT seringkali dipandang sebelah mata
karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa
menghasilkan uang. Hal inilah yang kadang menadi problematika tersendiri bagi Departemen
IT di perusahaan. Untuk dapat mengetahui andil Departemen IT di perusahaan
adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di
perusahaan tersebut, misalnya seperti:
a)
Manual
menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerja, alat tulis,
dan lain-lain.
b)
Waktu
mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT.
c)
Pengambilan
keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat
diperoleh dengan cepat.
d)
Menghemat
biaya promosi dan pemasaran.
e)
Sistem
dapat terintegrasi di semua kantor atau perusahaan, dan hal ini dapat
meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan
cepat mengetahui kondisi perusahaan.
Informasi
(SI) secara umum mempunyai beberapa peranan dalam perusahaan, diantaranya
sebagai berikut.
1)
Minimal Risk.
Setiap bisnis memiliki resiko, terutama
berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Kehadiran teknologi informasi selain
harus mampu membantu perusahaan mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula
menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi.
2) Reduce
Costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam
berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya
akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal
tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk
mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
a)
Eliminasi
proses, implementasi
berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi
proses-proses yan dirasa tidak perlu.
b)
Simplifikasi
proses, berbagai proses
yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat di sederhanakan
dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi.
c)
Integrasi
proses, teknologi
informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu
sehingga terasa lebih cepat dan praktis.
d)
Otomatisasi
proses, mengubah
proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi
informasi.
3) Add
Value
Menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir
dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih
jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia
selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
4) Create
New Realities
Mampu menciptakan suatu arena
bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business
semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty,
dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme
bisnis di era globalisasi informasi.
1 komentar:
Apakah benar peranan teknologi informasi dapat mempengaruhi terhadap strategis organisasi?
Posting Komentar